Pokud není ve stanovách stanoveno jinak, osoby zastupující společnost, které jsou zapsány v rejstříku, připojí ke svému běžnému podpisu (ve formě přetisku, razítka nebo na hlavičkovém papíře) celé jméno, název funkce a jméno zastoupené společnosti.

Česká společnost s ručením omezeným nestanoví jmenování správní rady konkrétním (jmenovaným) prezidentem, viceprezidenty a dalšími členy představenstva. Pokud jde o práva a povinnosti, správní radu vykonávají Unia (pokud existuje) nebo Single (pokud je jich více), obvykle také samostatně.

Pokud má představenstvo české společnosti jednu osobu, měl by název společnosti podepsat osoba řídící společnost. V překladu do angličtiny bude správným výrazem generální ředitel a v němčině Geschäftsführer, což je doslovný právní ekvivalent slova (srov. § 35 odst. 1 německého spolkového zákona o GmbH). Kromě výkonného ředitele by byl stejně platným pojmem i výkonný ředitel.

V polštině lze použít výraz prezident společnosti. V případě vícečlenné správní rady podepíše každá ze správců společnosti výraz Jednatel, který však bude v tomto případě obvykle přeložen do angličtiny jako výkonný ředitel, manažer nebo člen představenstva (poslední jeden je nejméně správný). V překladu do němčiny je stejný výraz použit kvůli plochému zastoupení. Každá ze správců společnosti tedy bude používat výraz Geschäftsführer (srov. § 35 odst. 2 německého zákona o GmbH).

Většina problémů s překlady do angličtiny je způsobena proxy, což je plná moc, která se obvykle nezapsává do obchodního rejstříku. Český zástupce může být přeložen do angličtiny jako autorizovaný zástupce nebo autorizovaný zástupce nebo zástupce. Správný překlad je Registered Agend. Termín Prokurist je používán v němčině.

V případě obecných partnerství jsou všichni partneři v zásadě oprávněni zastupovat partnerství. Partner společnosti v podpisu používá výraz Společník, což v doslovném překladu znamená Polský partner. V angličtině bude správným termínem General partner. Správné slovo v němčině je Gesellschafter.

Nejméně problémů je komanditní společnost, která je nejstarší formou společné činnosti. Generální partner společnosti (Komplementář) se v němčině označuje jako Komplementär. V angličtině se používá termín General Partner (Limited Partnerships Act 1907, Section 4).

Nakonec vám připomínáme, že správný podpis určuje platnost provedeného aktu.