Podle ustanovení celního práva EU je osobou (zpravodajskou jednotkou), která je povinna poskytovat informace v rámci systému INTRASTAT, fyzická nebo právnická osoba, jakož i organizační jednotka bez právní subjektivity, která je Plátce DPH a obchoduje se zbožím se zeměmi Evropské unie.

Všechny subjekty registrované v České republice pro DPH, které si během dvanácti (nebo méně) měsíců vyměnily zboží s plátci DPH z jiných zemí EU, v celkové hodnotě přesahující 8 milionů korun, jsou povinny začít podání prohlášení. Tento limit se počítá samostatně pro nákupy a dodávky v rámci komunity. Limit nezahrnuje dodávky zprostředkované v rámci zjednodušených trojúhelníkových transakcí a situace, kdy zboží pouze prochází (tranzit) přes Českou republiku. Tyto subjekty jsou osvobozeny od předkládání prohlášení. Navíc, pokud účetní jednotka provádí různé transakce (počítané a vyloučené), měly by být do výkazu Intrastat zahrnuty pouze ty transakce, které nejsou vyloučeny z prohlášení z důvodu uvedeného tranzitu.

Povinná osoba musí splnit příslušné oznamovací formality pro registraci u Českého celního úřadu v souladu s pokyny na webových stránkách České celní služby. Pokud se nepřihlásíte k registraci INTRASTATU a nepředložíte měsíční prohlášení, může to vést k přísným finančním pokutám.

Jelikož záznamy na faktuře neukazují informace o propouštění nebo překročení limitu pro vykazující subjekty, pečlivě prosím zkontrolujte provedené transakce a informujte příslušného pracovníka úřadu o nutnosti podat oznámení.